Le système woobe, dans sa version actuelle, échange les documents uniquement en format texte universel (.TXT, Unicode UTF-8) ou en PDF, et plus précisément, en PDF/A (A pour Archive) qui est le standard ISO pour l'archivage long terme assorti d'une garantie de restitution du document à l'identique sur tous les dispositifs d'affichage. La conversion d'un PDF quelconque en PDF/A est intégrée dans le logiciel client woobe. Tous les éditeurs de contenus (suites office, tableurs, outils de modélisation, dessin et présentation) disposent de facilités de production de documents PDF qui peuvent donc être importés dans woobe (bouton"create" après lancement de l'application woobe).

A cela, s'ajoute le plug-in pour MS-Office Word qui intégre la production du PDF, sa conversion en PDF/A et l'import dans woobe en un seul click.

Le Plug-In MS-Office s'installe sur Word 2007 et versions suivantes.

Téléchargement

• Depuis le site woobe via le lien : Woobe Client Application Add-In MS-Office Word v1.9.10

Pré-requis Microsoft Office

• sur les versions Office 2007 uniquement, il faut d'abord installer le plugin gratuit de Microsoft qui permet la conversion du format Word au format PDF ou XPS. Lien direct: http://www.microsoft.com/fr-FR/download/details.aspx?id=7

Procédure

• assurez-vous d'avoir d'abord installé correctement le logiciel client woobe (étapes 1, 2, 3) et de l'avoir lancé au moins une fois
• assurez-vous d'utiliser un compte utilisateur qui soit aussi administrateur local de l'ordinateur
• assurez-vous que MS-Office Word est au repos, c'est à dire aucun document en cours d'édition, MS-Office Word inactif
• dé-zippez tout le contenu du fichier archive MsWordPlugin-v1.9.10.zip dans le répertoire C:\woobe\ pour obtenir le chemin C:\woobe\MsWordPlugin (vous devrez garder ce dossier après installation)
• exécutez le programme C:\woobe\MsWordPlugin\setup.exe que vous venez de dé-zipper. 

Il est possible, en fonction de l'état de votre système, que ce setup télécharge des composants optionnels de Microsoft Office manquants à votre configuration, et/ou vous demande de redémarrer votre ordinateur. Notez que ce logiciel est signé par Microsoft Authenticode et que seuls des composants officiels Microsoft sont prérequis.

Vérification

lancez MS-Office Word sur un document quelconque. Le bandeau des menus contient un nouvel onglet Woobe avec un seul bouton comme ci-contre Cliquez et ... patientez un peu la première fois, car MS-Office va devoir charger son propre plug-in nécessaire à la production du document Word en format PDF brut. Une fois les composants chargés, les appels suivants sont ensuite beaucoup plus rapides.

En cas de problèmes

Le cas le plus courant est qu'une fois MS-Word lancé, vous ne voyez pas la tabulation Woobe dans le bandeau, et/ou pas de bouton comme ci dessus. Une mise à jous MS-Word/Office peut aussi causer la disparition du bouton.

Selon votre version de MS-Word, via le "bouton office" ou le menu Fichier de MS-Word:

• accédez au panneau des "Word Options" / "options Word"
• accédez au "trust center" / "gestion de la sécurité" > "trust center settings" / "paramétrage" > "trusted locations" / "répertoires sûrs" et ajoutez C:\Woobe + sous-répertoires à la liste
• retournez sur le panneau des "Word Options" / "options Word" et sélectionnez le menu "Add-Ins" / "composants additionnels" et repérez dans le panneau principal le menu déroulant de gestion des composants "COM" & "Go..." / "exécuter...". Une liste avec choix vous permet de sélectionner les "composants désactivés". Réactivez en cochant l'application WoobeAddInMSWord, puis "OK" / "exécuter"

Si cela ne suffit pas, il faut alors à nouveau fermer toutes les applications MS-Office, désinstaller l'application WoobeAddInMSWord via le panneau de configuration >programmes et fonctionnalités, puis installer les librairies "Visual Studio Tools for Office - VSTO" (téléchargement ici ou depuis le site Microsoft) ce qui force la mise à jour des librairies de support des plug-in MS-Office, ensuite réinstaller le plug-in Woobe, et sans doute devoir le réactiver à nouveau comme expliqué juste ci dessus.

Notez également que si vous effacez ou renommez le répertoire C:\woobe\MsWordPlugin, le plug-in refusera de démarrer, car Microsoft Office considère tout changement de composant hors d'une procédure d'installation Microsoft comme un risque de sécurité.